Je informatiehuishouding op orde brengen begint niet bij IT

Drie vragen die informatiehuishouding verbinden met het dagelijkse werk

Een gemeente kan een goed ingericht zaaksysteem hebben en toch moeite houden met het terugvinden, beoordelen of tijdig beheren van informatie. De techniek bevat de informatie, maar vertelt niet vanzelf waarom die informatie is ontstaan, wie haar gebruikt en wat ermee moet gebeuren.

Voor een procesadviseur ligt daar een concrete opdracht: niet het werk van de informatieprofessional overnemen, maar zichtbaar maken hoe werk, informatie en verantwoordelijkheid met elkaar samenhangen. Pas dan kunnen uitvoering en informatiebeheer gericht bepalen waar afspraken of systemen tekortschieten.

De Wet open overheid geldt ook voor gemeenten. Rijksoverheid onderscheidt daarbij actieve openbaarmaking, openbaarmaking op verzoek en de plicht om overheidsinformatie goed vindbaar te houden. De wet noemt zeventien soorten informatie voor actieve openbaarmaking, waarvan de invoering gefaseerd verloopt. De actuele hoofdlijnen staan op de pagina van Rijksoverheid over de Woo.

Dat maakt procesinzicht relevant, maar een procesbeschrijving zorgt niet vanzelf voor naleving. De drie vragen hieronder helpen een procesadviseur om samen met uitvoerders en informatieprofessionals één informatieketen te onderzoeken.

1. Bij welk werk ontstaat of ontvangt de gemeente informatie?

Begin niet met een volledige lijst van applicaties. Kies een herkenbaar proces en volg het werk van aanleiding tot resultaat. Noteer per stap welke informatie wordt ontvangen, gemaakt, gewijzigd of gedeeld. Kijk daarna pas in welk systeem, dossier of kanaal die informatie terechtkomt.

Maak het onderscheid tussen een losse handeling en een samenhangend proces. "De mailbox beheren" zegt weinig over de bestuurlijke of dienstverlenende taak. "Een aanvraag beoordelen en besluiten" geeft meer houvast om documenten, rollen en systemen in samenhang te bekijken.

Bespreek de inventarisatie met de medewerkers die het werk uitvoeren en met de informatieprofessional die de regels voor beheer en openbaarmaking kan duiden. Geen van beiden heeft alleen het volledige beeld.

2. Wie houdt de samenhang actueel?

Verantwoordelijkheid voor het proces, informatiebeheer, privacy en publicatie kan over verschillende rollen verdeeld zijn. Leg daarom niet alleen één eigenaar vast, maar maak zichtbaar wie:

• de procesbeschrijving beoordeelt wanneer het werk verandert;
• bepaalt hoe informatie wordt geregistreerd en beheerd;
• beoordeelt of informatie openbaar kan of moet worden gemaakt;
• een afwijking of ontbrekende registratie opvolgt.

Deze rolverdeling is een praktische inrichting, geen voorgeschreven Woo-model. Ze voorkomt wel dat een vraag blijft liggen tussen proceseigenaar, informatiebeheerder, jurist en applicatiebeheerder.

Koppel onderhoud aan gebeurtenissen die ertoe doen, zoals een nieuwe regeling, een systeemmigratie of een wijziging in mandaat. Een kalendercontrole kan aanvullend helpen, maar vervangt die signalen niet.

3. Kun je procesresultaten verbinden met bewaren en vernietigen?

De VNG-selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 vormt de basis voor het bewaren en vernietigen van gemeentelijke archiefbescheiden. De lijst werkt procesgericht en koppelt termijnen aan resultaten. Welke termijn in een concreet geval geldt, vraagt dus om een zorgvuldige vertaling naar het uitgevoerde proces en de gevormde informatie.

Breng voor één proces eerst de resultaten en bijbehorende informatie in beeld. Leg daarna met de verantwoordelijke informatieprofessional vast welke selectieregel van toepassing is, wanneer een termijn begint en waar de informatie feitelijk wordt beheerd. Neem uitzonderingen of afwijkende waarderingen afzonderlijk op in plaats van één termijn op alle documenten in een dossier te plakken.

Zo wordt de procesbeschrijving een gesprekshulpmiddel tussen uitvoering en informatiebeheer. De selectielijst, de Archiefwet, de Woo en eventuele andere regels blijven leidend voor de uiteindelijke keuzes.

Begin met één informatieketen

Kies een proces waar informatie nu lastig vindbaar is of waar een systeemwijziging aankomt. Zet op één pagina de processtappen, informatieobjecten, locaties en verantwoordelijke rollen naast elkaar. Laat de betrokken vakmensen alleen de lege of betwiste plekken markeren. Dat geeft een afgebakende verbeteropgave zonder de suggestie dat de hele informatiehuishouding na één sessie op orde is.