Algemene voorwaarden

1 Definities

2 Toepasselijkheid

• 2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Leverancier en Afnemer.
• 2.2 Door het aanmaken van een Account of het gebruiken van de Dienst verklaart Afnemer deze voorwaarden te hebben gelezen en ermee akkoord te gaan.
• 2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
• 2.4 Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Afnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
• 2.5 Afnemer verklaart bevoegd te zijn om namens de organisatie waarvoor hij handelt deze overeenkomst aan te gaan. Indien Afnemer niet bevoegd blijkt, is Afnemer persoonlijk gebonden.

3 Aanbod en overeenkomst

• 3.1 Alle aanbiedingen van Leverancier zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• 3.2 Een overeenkomst komt tot stand door acceptatie van een aanbieding, door aanmelding via de website, of door feitelijk gebruik van de Dienst.
• 3.3 Leverancier behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen een aanmelding te weigeren.

4 Abonnementen en prijzen

• 4.1 Afnemer kan kiezen uit de abonnementsvormen zoals vermeld op de website van Leverancier.
• 4.2 Elk abonnement omvat een aantal procesdossiers per gebruiker per maand. Extra procesdossiers kunnen tegen meerprijs worden afgenomen.
• 4.3 De Dienst kent gebruikslimieten per abonnement. Een standaard werkproces omvat een workshop (tot 90 minuten audio), bijbehorende documenten en AI-verwerking. Afnemer ontvangt bericht bij het naderen van limieten.
• 4.4 Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
• 4.5 Leverancier behoudt zich het recht voor prijzen aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% heeft Afnemer het recht de overeenkomst per wijzigingsdatum te beeindigen.

5 Pilot

• 5.1 Leverancier kan Afnemer een kosteloze Pilot aanbieden voor een beperkte periode.
• 5.2 Tijdens de Pilot gelden deze Algemene Voorwaarden onverkort, met dien verstande dat de aansprakelijkheid van Leverancier beperkt is tot € 500.
• 5.3 Leverancier kan de Pilot te allen tijde beeindigen met een opzegtermijn van 7 dagen.
• 5.4 Na afloop van de Pilot kan Afnemer overgaan tot een betaald abonnement. Zonder betaald abonnement wordt de toegang beeindigd.

6 Betaling

• 6.1 Facturatie geschiedt vooraf per maand of per jaar, afhankelijk van de gekozen betalingswijze.
• 6.2 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.
• 6.3 Bij niet-tijdige betaling is Afnemer van rechtswege in verzuim en is Leverancier gerechtigd de toegang tot de Dienst op te schorten.
• 6.4 Alle kosten van invordering komen voor rekening van Afnemer.

7 Gebruik van de Dienst

• 7.1 Leverancier verleent aan Afnemer een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst voor de duur van de overeenkomst.
• 7.2 Afnemer is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor al het gebruik dat via zijn Account plaatsvindt.
• 7.3 Afnemer gebruikt de Dienst niet voor illegale doeleinden of op een wijze die de Dienst of derden schaadt.
• 7.4 Afnemer mag de Dienst niet reverse-engineeren, decompileren of op andere wijze de broncode proberen te achterhalen.

8 AI-functies en aansprakelijkheid

• 8.1 AI-output is indicatief en vormt geen professioneel advies.
• 8.2 Leverancier garandeert niet de juistheid, volledigheid of geschiktheid van AI-output voor een bepaald doel.
• 8.3 Afnemer is verplicht AI-output onafhankelijk te verifieren voor gebruik in besluitvorming, rapportages of doorlevering aan derden.
• 8.4 Leverancier is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit het gebruik van of vertrouwen op AI-gegenereerde output.
• 8.5 Afnemer vrijwaart Leverancier tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van AI-output door Afnemer of door partijen aan wie Afnemer de output heeft doorgeleverd.

9 Data, hosting en subverwerkers

9.1 Afnemerdata wordt gehost binnen de EU. Leverancier maakt gebruik van de volgende subverwerkers:

*Bij doorgifte buiten de EU zorgen wij voor passende waarborgen (Standard Contractual Clauses en/of EU-US Data Privacy Framework).

9.2 Afnemer behoudt alle rechten op Afnemerdata. Leverancier verkrijgt een beperkt recht om Afnemerdata te verwerken voor levering, onderhoud, beveiliging en support.

9.3 Leverancier gebruikt Afnemerdata niet om AI-modellen te trainen, tenzij Afnemer hier expliciet schriftelijk mee instemt.

9.4 Afnemer garandeert gerechtigd te zijn om de Afnemerdata te verwerken via de Dienst en dat eventuele noodzakelijke toestemmingen zijn verkregen.

9.5 Leverancier maakt dagelijks geautomatiseerde back-ups van Afnemerdata. Desondanks blijft Afnemer verantwoordelijk voor het maken van eigen back-ups via de exportfunctionaliteit.

9.6 Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, is de separate Verwerkersovereenkomst van toepassing.

10 Intellectuele eigendom

• 10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op Flowstudio (software, modellen, prompts, UI, documentatie) berusten bij Leverancier.
• 10.2 Afnemer krijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
• 10.3 Feedback die Afnemer geeft mag Leverancier vrij gebruiken voor verbetering van de Dienst, zonder vergoeding.
• 10.4 Voor zover output wordt gegenereerd door AI-functies op basis van Afnemerdata, worden de rechten op deze output geacht toe te komen aan Afnemer. Leverancier behoudt alle rechten op de onderliggende modellen, prompts, algoritmen en software.

11 Aansprakelijkheid

Beperking

• 11.1 Leverancier is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en aantoonbare gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.
• 11.2 De totale aansprakelijkheid van Leverancier is beperkt tot het bedrag dat Afnemer in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Leverancier heeft betaald, met een maximum van € 2.500 per kalenderjaar. Bij een kosteloze proefperiode is de aansprakelijkheid beperkt tot € 500.
• 11.3 Leverancier is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, of verlies/beschadiging van data.

Uitsluitingen

11.4 Leverancier is niet aansprakelijk voor:

• onbeschikbaarheid of onderbrekingen van de Dienst;
• verlies of beschadiging van Afnemerdata;
• onjuiste, onvolledige of ongeschikte output van AI-functies;
• beslissingen die Afnemer neemt op basis van output;
• handelingen of nalatigheden van subverwerkers, voor zover Leverancier bij de selectie en het toezicht op deze subverwerkers de zorg van een goed opdrachtnemer in acht heeft genomen;
• beveiligingsincidenten, tenzij Leverancier aantoonbaar nalatig is geweest.

Vrijwaring en vervaltermijn

• 11.5 Afnemer vrijwaart Leverancier tegen alle aanspraken van derden die verband houden met: (i) de Afnemerdata, (ii) het gebruik van de Dienst door Afnemer of Gebruikers, (iii) schending van toepasselijke wet- en regelgeving door Afnemer, of (iv) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derden.
• 11.6 Elke vordering vervalt indien niet binnen 6 maanden na ontdekking schriftelijk gemeld.
• 11.7 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Leverancier.

12 Overmacht

• 12.1 Leverancier is niet aansprakelijk voor tekortkomingen als gevolg van overmacht, waaronder: storingen bij subverwerkers, internetuitval, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Leverancier.
• 12.2 Bij overmacht langer dan 30 dagen mag Afnemer de overeenkomst beeindigen zonder schadeplichtigheid.

13 Geheimhouding

• 13.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.
• 13.2 Deze verplichting blijft 2 jaar na beeindinging van de overeenkomst van kracht.

14 Duur en beeindiging

• 14.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.
• 14.2 Beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen tegen het einde van een factureringsperiode.
• 14.3 Bij beeindiging kan Afnemer tot 30 dagen na einddatum een export van Afnemerdata aanvragen in gangbaar formaat (Word, PDF, BPMN 2.0 XML en/of JSON).
• 14.4 Leverancier verwijdert Afnemerdata binnen 90 dagen na beeindiging, tenzij wettelijke bewaarplicht anders vereist.
• 14.5 Na beeindiging vervallen alle gebruiksrechten onmiddellijk.

15 Wijzigingen

• 15.1 Leverancier mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail of in de Dienst.
• 15.2 Bij wezenlijke wijzigingen ten nadele van Afnemer heeft Afnemer het recht de overeenkomst te beeindigen per wijzigingsdatum.
• 15.3 Voortgezet gebruik van de Dienst na de wijzigingsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

16 Toepasselijk recht en geschillen

• 16.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
• 16.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.