AI in procesdocumentatie: 3 controles voor zorgvuldig gebruik

Drie controles voor wie AI gebruikt bij procesdocumentatie

Een AI-tool kan van workshopnotities een overtuigend concept maken. Dat is nuttig, maar een verzorgd document zegt nog niets over de herkomst, juistheid of actualiteit van de inhoud. Juist daar blijft het vakmanschap van de procesconsultant nodig.

Deze drie controles helpen om AI als hulpmiddel te gebruiken zonder het oordeel uit handen te geven.

1. Controleer wat je invoert

In workshopnotities staan al snel namen, voorbeelden uit dossiers, leveranciersafspraken of details over interne werkwijzen. Beoordeel daarom voor elke opdracht welke informatie de tool nodig heeft en welke informatie je beter weglaat, anonimiseert of in een afgeschermde omgeving verwerkt.

Wanneer de input persoonsgegevens bevat, gelden de gewone regels voor gegevensverwerking. De AVG noemt onder meer doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid en passende beveiliging. Dat maakt een praktische voorcontrole mogelijk:

• voor welk doel gebruiken we deze gegevens;
• welke gegevens zijn daarvoor echt nodig;
• waar worden invoer en uitvoer verwerkt en bewaard;
• welke afspraken gelden voor toegang, verwijdering en eventueel hergebruik?

Dit is geen vinkje bij de aanschaf van een tool. Het is een keuze die je per toepassing en informatiesoort opnieuw moet kunnen uitleggen.

2. Behandel de uitvoer als een concept

Een goed geformuleerde processtap kan nog steeds onvolledig of onjuist zijn. Vergelijk de uitvoer daarom met de bron: wat is letterlijk door deelnemers ingebracht, wat is een samenvatting en wat is een suggestie die nog beoordeeld moet worden?

Laat vervolgens iemand die het werk kent controleren of rollen, uitzonderingen, overdrachten en beslismomenten kloppen. Noteer open vragen in plaats van ontbrekende informatie stilzwijgend aan te vullen. Zo blijft zichtbaar waar proceskennis eindigt en interpretatie begint.

Menselijke controle is daarbij geen slotformaliteit. De reviewer moet de ruimte hebben om onderdelen te verwerpen, te herschrijven en terug te leggen bij de deelnemers.

3. Organiseer het onderhoud

Ook een zorgvuldig beoordeeld document veroudert wanneer het proces verandert. Leg daarom vast wie wijzigingen signaleert en welke gebeurtenissen een nieuwe review uitlokken. Denk aan een systeemwijziging, een andere taakverdeling, een incident of een aangepaste werkinstructie.

Een vaste jaarlijkse review kan helpen, maar is niet altijd genoeg. Een wijzigingstrigger sluit beter aan op het moment waarop de werkelijkheid verandert. Bewaar bij iedere versie kort wat is aangepast, door wie en op basis van welke bron.

Wat de AI-verordening hier wel en niet over zegt

De Europese AI-verordening maakt niet ieder gebruik van AI bij procesdocumentatie automatisch tot een hoog-risicotoepassing. De classificatie hangt onder meer af van het beoogde doel en de gebruikssituatie; de criteria staan in artikel 6 en bijlage III van de AI-verordening. Dezelfde verordening vraagt aanbieders en gebruiksverantwoordelijken in artikel 4 om maatregelen voor voldoende AI-geletterdheid bij de mensen die met het systeem werken.

Die bepalingen zijn geen vervanging voor een beoordeling van je eigen toepassing. Ze ondersteunen wel een nuchtere werkwijze: ken de context, ken de beperkingen van het hulpmiddel en zorg dat gebruikers weten wanneer menselijk oordeel nodig is.

Een kleine proef op één beschrijving

Pak één recente procesbeschrijving waarbij AI is gebruikt. Markeer de bron van iedere belangrijke passage, noteer welke gegevens zijn ingevoerd en leg vast wie de inhoud heeft beoordeeld. De lege plekken in dat overzicht geven je een concreter verbeterpunt dan een algemene AI-checklist.