Vijf controles om je kwaliteitsdocumentatie te beoordelen zonder op de nieuwe norm vooruit te lopen

ISO werkt aan een nieuwe editie van ISO 9001. Volgens de officiële ISO-statuspagina is de standaard onder publicatie en wordt de uitgave in september 2026 verwacht. Zolang de definitieve editie niet is gepubliceerd, is het onverstandig om conceptteksten, eigen samenvattingen of overgangsdata als vaststaande eisen te behandelen.

Je kunt de aangekondigde herziening wel gebruiken als aanleiding om je huidige kwaliteitsmanagementsysteem kritisch te bekijken. De vijf controles hieronder zijn een praktische zelfscan op één kernproces. Ze voorspellen geen certificeringsuitkomst.

1. Vergelijk de beschrijving met het uitgevoerde werk

Loop de actuele procesbeschrijving door met een medewerker die het proces uitvoert en met de persoon die ervoor verantwoordelijk is. Markeer verschillen zonder direct te besluiten dat de praktijk of het document fout is. Een afwijking kan wijzen op verouderde documentatie, een bewuste lokale werkwijze of een beheersmaatregel die niet goed wordt begrepen.

Noteer bij ieder verschil wie bepaalt welke werkwijze hoort te gelden en welke bron daarvoor nodig is.

2. Controleer vindbaarheid en versiestatus

Vraag enkele betrokken medewerkers waar zij de geldende beschrijving vinden en hoe zij herkennen dat dit de juiste versie is. Kijk ook wat er gebeurt met oude kopieën, links en exports.

Verschillende antwoorden zijn geen automatische normafwijking, maar wel een reden om documentbeheer, communicatie en toegang nader te onderzoeken.

3. Volg één risico van keuze tot opvolging

Kies een relevant risico of een relevante kans voor het proces. Breng in beeld hoe die is beoordeeld, welke maatregel is gekozen, wie de werking volgt en welke informatie bij een nieuwe beoordeling wordt gebruikt.

Het doel is niet om binnen een willekeurig aantal minuten een perfecte keten te tonen. Het doel is dat betrokkenen de gemaakte keuzes kunnen uitleggen en dat signalen ook tot heroverweging kunnen leiden.

4. Kijk naar prestaties en verbetering

Bepaal welke informatie het team werkelijk gebruikt om te zien of het proces zijn doel bereikt. Bespreek een recente afwijking, klacht, wijziging of verbetermogelijkheid en volg wat ermee is gebeurd.

ISO noemt voor de huidige editie onder meer de procesbenadering, gedocumenteerde informatie, monitoring, prestatie-evaluatie en voortdurende verbetering. De uitleg van ISO over ISO 9001 maakt tegelijk duidelijk dat de norm niet voorschrijft hoe iedere organisatie haar processen moet inrichten.

5. Toets context en verantwoordelijkheid

Controleer of de relevante interne en externe ontwikkelingen voor dit proces nog actueel zijn en of duidelijk is wie daarop handelt. Kijk daarbij naar de context van jouw organisatie, niet naar een algemene lijst met modethema's.

Klimaatverandering verdient een gerichte controle omdat de geldende ISO 9001:2015 in 2024 is aangevuld met een officieel amendement over klimaatverandering. Dat betekent niet dat iedere organisatie automatisch een afzonderlijk klimaatproces of dezelfde maatregel nodig heeft. De vraag is of klimaatverandering voor het kwaliteitsmanagementsysteem een relevante kwestie is en hoe de organisatie tot dat oordeel komt.

AI en digitalisering kunnen eveneens relevant zijn, maar zijn niet op basis van het oude artikel als zelfstandige toekomstige ISO 9001-eis te presenteren. Neem ze alleen mee wanneer hun gebruik invloed heeft op het proces, de kwaliteit of de risico's die jouw organisatie heeft bepaald.

Wat je nu wel kunt doen

Werk voorlopig met de geldende ISO 9001, het klimaatamendement, je certificeringsscope en de afspraken met je certificerende instelling. Wacht voor definitieve transitiekeuzes op de gepubliceerde editie en de officiële informatie over de overgang.

Voer intussen deze vijf controles uit op één proces en noteer per bevinding: wat is waargenomen, welke bron ontbreekt en wie beslist over de vervolgstap. Daarmee verbeter je de basis zonder te claimen dat de toekomstige audit al is afgedekt.